Kennisbank › Pdf-factuur of e-factuur: wat is het verschil?
Pdf-factuur of e-factuur: wat is het verschil?
Bijgewerkt: 1 november 2026 · Klik&Shop
Veel ondernemers denken dat een factuur die ze als pdf mailen een e-factuur is. In de wet en in de praktijk is dat niet zo. Het verschil zit in de structuur: kan software de gegevens zonder overtypen inlezen?
Twee soorten elektronische facturen
- Gewone elektronische factuur: bijvoorbeeld een pdf. Het is een afbeelding van een factuur. Mensen kunnen hem lezen, software moet de gegevens raden of overtypen.
- Gestructureerde e-factuur: een databestand (meestal UBL-XML) waarin elk gegeven een vaste plek heeft: factuurnummer, btw-nummers, regels, btw-bedragen. Software leest het foutloos in. Als het via Peppol gaat, volgt het meestal Peppol BIS Billing 3.0.
Vergelijking
| Pdf-factuur | E-factuur (UBL / Peppol) | |
|---|---|---|
| Leesbaar voor | Mensen | Software (met viewer ook voor mensen) |
| Verwerking | Overtypen of OCR | Automatisch |
| Controle | Handmatig | Automatisch tegen vaste regels |
| Verzending | Peppol-netwerk, portaal of e-mail | |
| België B2B (sinds 2026) | Niet voldoende | Verplicht |
| Nederland B2B (nu) | Toegestaan met instemming klant | Toegestaan |
Wanneer mag je nog een pdf sturen?
Nederland: tussen bedrijven mag een pdf, mits je klant akkoord is. Voor facturen aan de Rijksoverheid is een e-factuur nodig. Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven per 1 juli 2030 verplicht maken (planning Nederland).
België: tussen Belgische btw-plichtigen is sinds 1 januari 2026 een gestructureerde e-factuur verplicht. Een pdf mag je vrijwillig meesturen, maar telt niet als de verplichte factuur (e-factuur verplicht in België).
Particulieren: in beide landen mag je consumenten nog gewoon een pdf of papieren factuur geven.
Is een UBL-bestand met pdf erin een goed idee?
Ja, dat kan: UBL laat bijlagen toe. De UBL-gegevens zijn dan leidend; de pdf is een leesbare kopie. Zorg wel dat de bedragen in de pdf exact overeenkomen.
Van pdf naar e-factuur
Je hoeft niet meteen nieuwe software te kopen. Met het webformulier vul je je factuurgegevens in en download je een gevalideerde Peppol BIS 3 UBL-factuur. Voor automatisering is er de API, en een ontvangen of zelf gemaakt bestand controleer je in de validator.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur een e-factuur?
In de dagelijkse taal soms wel, maar wettelijk en technisch niet: een e-factuur in de zin van de verplichtingen is een gestructureerd bestand, zoals UBL, dat software automatisch kan verwerken.
Kan ik een pdf omzetten naar UBL?
Niet betrouwbaar automatisch. Het is beter de factuur opnieuw uit je gegevens te maken als UBL, bijvoorbeeld met een generator, en de pdf eventueel als bijlage mee te sturen.
Is een e-factuur ook een geldige factuur voor de btw?
Ja, mits alle wettelijke factuurvermeldingen erin staan. Een gestructureerde e-factuur heeft dezelfde juridische waarde als een papieren factuur.
Moet ik e-facturen anders bewaren?
Je bewaart de e-factuur zelf (het XML-bestand) gedurende de wettelijke bewaartermijn. Een leesbare weergave helpt bij controles.
Zelf een Peppol e-factuur maken of controleren
Maak 2 facturen gratis met het webformulier, controleer onbeperkt in je browser, of automatiseer met de API (5 gratis per maand).
Geen fiscaal of juridisch advies. Dit artikel geeft algemene informatie op basis van openbare bronnen (stand 1 november 2026). Regels kunnen veranderen; controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst, de FOD Financiën (efactuur.belgium.be) of je boekhouder.